Compétences en communication
Les tâches typiques d’un réceptionniste consisteront à répondre aux appels téléphoniques, à rédiger des courriels, à prendre des notes de service et à accueillir les clients. Il n’est donc pas surprenant que les compétences en communication soient parmi les qualités les plus importantes d’un réceptionniste. Ces professionnels sont le visage de leurs organisations, accueillant les visiteurs, accueillant les appelants et mettant les gens en contact avec le bon service ou la bonne personne. Ils sont également chargés de répondre aux questions, de résoudre les problèmes et de répondre aux attentes des clients. C’est un défi de taille. D’excellentes compétences en communication rendent ces tâches plus faciles à exécuter. Les bons communicateurs résoudront également les problèmes plus rapidement et plus efficacement que ceux dont les compétences font défaut.
Les réceptionnistes doivent avant tout être de bons auditeurs. Écoute active est l’une des compétences les plus importantes de la réceptionniste. Les employés administratifs expérimentés sauront quand écouter au lieu de parler, quand poser des questions au lieu de fournir des réponses et quand attendre au lieu d’aller de l’avant. Bien qu’il soit également important d’être aimable et professionnel lors de telles conversations, l’écoute active est peut-être la compétence la plus importante qu’une réceptionniste devrait avoir.
Expertise technique
Notre monde change rapidement. Chaque mois, il semble qu’il y ait une autre nouvelle technologie à maîtriser, une nouvelle plate-forme de médias sociaux à apprendre et de nouvelles règles qui coïncident avec tout cela. C’est pourquoi l’expertise technique est l’une des compétences requises pour un réceptionniste. Bien que votre personnel administratif n’ait pas besoin de diplômes en informatique, il doit suivre l’évolution des tendances technologiques et être prêt à s’adapter.
Lorsque vous interviewez des candidats potentiels, tenez compte des aspects techniques du poste actuel. Bien que vous puissiez trouver facile de jongler avec plusieurs appels entrants sur le système téléphonique de votre entreprise, un nouvel employé peut avoir des difficultés au début. Un candidat féru de technologie apprendra les ficelles du métier beaucoup plus rapidement qu’une personne ayant une expérience minimale. Bien qu’il y ait une courbe d’apprentissage avec tout nouvelle technologie, il est important de trouver quelqu’un qui est enthousiasmé par de telles opportunités. Un esprit ouvert et une soif de connaissances sont certainement des compétences de réceptionniste précieuses.
Professionnalisme
Lorsqu’une personne appelle votre entreprise pour la première fois, votre réceptionniste peut être la première personne de votre organisation à qui elle s’adresse. Il est impossible d’avoir une seconde chance lors d’une première impression, il est donc important que votre équipe représente votre marque auprès de chaque personne qu’elle accueille. Les réceptionnistes aident à créer des expériences client. S’ils ne dirigent pas avec professionnalisme, vous risquez de vous aliéner des clients avant même d’avoir eu la chance de gagner leur entreprise.
Le professionnalisme est l’une des qualités les plus importantes d’un réceptionniste. Même les mauvais jours, ils doivent être polis, serviables et respectueux envers les collègues et les clients. Dans gérer les clients mécontents, une réceptionniste de qualité doit rester posée et calme. Ce n’est pas une mince affaire, surtout lorsque tout, de leur expression à leur langage corporel, peut révéler les véritables sentiments d’une personne face à une confrontation. En choisissant le bon candidat pour votre bureau, interrogez les personnes interrogées sur la façon dont elles gèrent les conversations frustrantes. S’ils ne donnent pas la priorité au professionnalisme, ils pourraient ne pas convenir au poste.
Adaptabilité
Tout comme la technologie est en constante évolution, les attentes des clients et des collègues le sont également. Les réceptionnistes travaillent avec un large éventail de personnes pour gérer une variété de tâches. Deux jours sont rarement les mêmes, ces professionnels doivent donc travailler rapidement pour s’adapter. Compétences de réceptionniste liées à la résilience ; il est normal de ne pas tout savoir, mais les professionnels qualifiés doivent savoir comment apprendre de nouvelles procédures, politiques et comment les mettre en œuvre avec fidélité.
Ne cherchez pas plus loin que le Pandémie de covid-19 comme un exemple de l’importance de l’adaptabilité. Pratiquement du jour au lendemain, les réceptionnistes du monde entier ont appris à utiliser un logiciel de vidéoconférence, à planifier des rendez-vous virtuels pour les clients et à communiquer avec des collègues qui travaillaient à domicile. Personne ne peut prédire l’avenir, mais une réceptionniste qualifiée est essentielle à la capacité de votre organisation à traverser la tempête.
Organisation
Promouvoir l’efficacité est l’une des parties les plus importantes de la gestion d’une équipe. Que vous supervisiez une grande organisation ou une petite équipe, il est crucial de tirer sur tous les cylindres. Une réceptionniste peut être votre meilleur allié dans cet objectif. Grâce à leur sens de l’organisation, toute votre équipe peut maximiser son rendement sans négliger l’expérience client. Par exemple, si vous partagez des documents avec vos collègues, une réceptionniste bien organisée peut créer un système partagé auquel toute l’équipe peut accéder. Cela réduit le besoin de longues réunions et permet à votre personnel de communiquer plus clairement.
L’organisation est en effet l’une des caractéristiques les plus souhaitables d’un bon réceptionniste. La compétence s’étend à presque tous les aspects du travail. De la création et du respect des délais à la délégation et à l’établissement d’objectifs, une réceptionniste organisée peut aider à garder tout le monde sur la bonne voie. Lorsque vous recherchez une nouvelle réceptionniste, tenez compte des compétences organisationnelles mentales et physiques dont la personne aura le plus besoin dans ce rôle. En étant honnête au sujet de vos attentes, il sera plus facile de trouver un bon ajustement.
La patience
Les compétences de réceptionniste susmentionnées sont toutes incroyablement importantes, mais aucune n’est aussi précieuse que la patience. Quelqu’un peut être le candidat le plus organisé, le plus efficace et le plus techniquement incliné, mais s’il n’a pas la patience et l’empathie pour s’adapter à ces compétences, il peut avoir du mal à jouer le rôle de réceptionniste.
Chaque fois que le téléphone sonne, il y a une nouvelle opportunité de gagner le respect et les affaires d’un appelant. Chaque fois qu’un client franchit la porte, il a une chance de le gagner en tant que fan de longue date. Rien de tout cela n’est possible sans patience. La patience est particulièrement importante alors que la démographie de notre pays continue de changer. À mesure que les baby-boomers vieillissent, le vieillissement de l’Amérique est en plein effet. Il y a une courbe d’apprentissage qui vient avec communiquer avec les personnes âgées, mais pratiquer la patience peut aider à faciliter la transition.
Multilinguisme
La population américaine vieillit. Notre population évolue également d’autres manières. Chaque année, notre nation grandit de plus en plus plus ethniquement diversifié. Il y a environ 43 millions d’Américains hispanophones – et ce n’est pas fini. Sans parler des millions d’autres Américains qui parlent français, tagalog, vietnamien, chinois et des dizaines d’autres langues. Bien que trouver une réceptionniste polyglotte puisse sembler une tâche difficile, il devient de plus en plus important pour les employés administratifs de parler au moins deux langues.
À réceptionniste bilingue peut démarquer votre entreprise de la concurrence. Vous atteindrez une clientèle plus large tout en offrant un service plus complet à votre liste de clients existants. Une réceptionniste multilingue peut également garantir la précision lors de la planification des rendez-vous pour les appelants. Au lieu de vous fier à des applications de traduction ou à des suppositions approximatives, vous comprendrez clairement et complètement vos clients. Les compétences de réceptionniste ne sont pas plus précieuses que cela !
Fiabilité
Vous pouvez embaucher la réceptionniste la plus qualifiée au monde, mais si elle ne se présente pas régulièrement au travail, vous pourriez aussi bien ne pas l’avoir embauchée du tout. La fiabilité est l’un des traits les plus importants d’un bon réceptionniste. C’est ce qui permet aux bureaux du monde entier de fonctionner correctement chaque jour.
Malheureusement, de nombreux employeurs ne peuvent savoir si un candidat sera fiable qu’après l’avoir embauché pour le poste. Bien qu’il existe des scénarios cauchemardesques où les employeurs doivent tout recommencer après seulement quelques mois avec un nouvel employé, des réceptionnistes fiables sont là. Cependant, même les réceptionnistes les plus fiables appelleront de temps en temps des personnes malades ou auront besoin de quelques jours de vacances. Même couvrir leurs pauses déjeuner et savoir quoi faire des appels téléphoniques après les heures normales présente une autre série de défis.
