Cette approche à l’ancienne des procédures d’admission médicale a un effet d’entraînement dans tout le cabinet du médecin. Le personnel doit organiser les salles de traitement et attendre les patients pendant qu’ils continuent de remplir leurs papiers. Lorsque les formulaires ne sont pas remplis à l’avance, la routine de la journée entière peut être perturbée. Cela conduit fréquemment à des demandes refusées, à une pré-autorisation retardée et à des temps d’attente accrus pour tout le monde dans la salle d’attente.
D’un autre côté, l’amélioration du processus d’admission des patients peut faire des merveilles pour la productivité et la satisfaction des patients. Avec quelques ajustements mineurs à la façon dont votre cabinet gère l’admission de nouveaux patients, vous êtes sûr de voir votre réputation en matière de soins aux patients et d’efficacité monter en flèche. Voici comment:
Donner le ton
L’expérience du patient commence bien avant qu’une personne ne mette les pieds dans la salle d’attente. A partir du moment où ils appellent planifier un rendez-vous, les patients attendent de leurs prestataires un service utile et efficace. Pour moderniser votre processus d’admission des patients, commencez par répondre à ces attentes lors de vos appels de planification. Donnez aux patients la liberté de réserver en ligne ou par téléphone – ils apprécieront la flexibilité.
Après avoir pris rendez-vous, aidez les patients à rester en contact avec votre cabinet en leur fournissant des confirmations de rendez-vous et des rappels. Un tel geste peut faire savoir aux patients que vous appréciez leur temps tout en réduisant simultanément les risques de non-présentation. Les stratégies visant à améliorer l’efficacité de l’accueil des patients n’ont pas à réinventer la roue pour être efficaces.
Des temps d’attente plus courts, des patients plus heureux
Personne n’aime attendre. Cela est particulièrement vrai lorsque vous êtes chez le médecin. Les patients peuvent se sentir anxieux à propos de leurs rendez-vous, nerveux à propos de leur diagnostic et désireux de continuer leur journée. Trop souvent, cependant, les patients sont obligés de subir de longs délais d’attente à la fois dans la salle d’attente et dans la salle d’examen. En améliorant les procédures d’admission médicale, vous pouvez minimiser cette expérience frustrante pour les patients et le personnel.
Comment faites-vous pour réduire les temps d’attente? Cela commence par un processus d’admission homogène. En numérisant l’expérience, vous donnerez au personnel de la réception plus de temps libre pour se concentrer sur les patients qui attendent d’être vus. An service de réponse pour les médecins peut transformer l’expérience de la salle d’attente. À leur tour, les procédures quotidiennes se déroulent rapidement, donnent des résultats plus rapides et font entrer et sortir les patients aussi efficacement que possible.
L’impact d’un enregistrement plus rapide
Un certain nombre d’établissements de soins ambulatoires exigent encore que les patients remplissent des documents à chaque visite. Cette paperasse fait souvent double emploi – les noms des patients, les coordonnées et les détails de l’assurance doivent parfois être saisis dans l’ordinateur par le personnel à maintes reprises. Ce processus manuel d’admission des patients prend un temps précieux, entraînant des retards à la fois pour le personnel et les patients.
Avec un partenaire de service de réponse téléphonique pour les soins de santé comme la Communications à vos côtés, il est facile de collecter ces informations à l’avance. Les agents peuvent suivre des scripts d’appel personnalisés lors de la planification des rendez-vous pour les patients, en veillant à protéger leurs informations privées conformément aux Normes Hospitalières. Sur le back-end, les parties prenantes peuvent organiser et suivre les appels des patients, en s’assurant que chacun est traité en temps opportun. Cela conduit à moins de stress pour toutes les personnes impliquées.
L’amélioration du flux de travail rend également le personnel de santé plus heureux
La réduction des temps d’attente administratifs donne aux médecins et aux infirmières plus de temps à consacrer aux patients. Il permet également au personnel de la réception de se concentrer sur les tâches opérationnelles quotidiennes. L’accueil des patients est peut-être l’une des parties les plus importantes de l’expérience moderne des soins de santé, mais il est souvent assuré par des employés administratifs stressés et surmenés.
Nous avons tous eu affaire à une réceptionniste médicale brusque à un moment ou à un autre. Ces gens sont souvent complètement dépassés par tout ce qu’ils ont dans leur assiette. Leur frustration se répercute sur l’expérience du patient, compromettant la croissance de la pratique et menaçant potentiellement la réputation publique de l’organisation. La solution? Supprimez les appels entrants de leur liste de tâches et observez la baisse du niveau de stress de l’ensemble de l’établissement. Les patients peuvent ne pas être en mesure de mettre le doigt sur ce qui a changé précisément, mais avec moins d’appels interrompant le personnel de la réception, l’impact sera palpable.
La puissance de la messagerie électronique
Le processus d’admission des patients peut commencer bien avant qu’une personne ne mette les pieds dans votre salle d’attente. Pour s’assurer qu’ils reçoivent les meilleurs soins possibles, les patients sont tenus de fournir des détails sur leurs antécédents médicaux, leurs allergies, leurs antécédents familiaux et leurs antécédents d’hospitalisation. Ils devront également fournir des informations sur leur régime d’assurance. C’est beaucoup de choses à suivre pour les patients, surtout lorsqu’ils pensent à leur rendez-vous et à la raison de leur venue.
La messagerie électronique, que ce soit par courrier électronique ou par SMS, peut aider à rappeler aux patients ce qu’ils doivent apporter à chaque rendez-vous. Vous pouvez également utiliser ces outils pour rappeler aux patients d’autres responsabilités importantes, comme la préparation ou le paiement. Messagerie sécurisée, Les plateformes offrent un moyen sécurisé de communiquer ces informations avant qu’un patient n’entre dans votre cabinet.
Un message amical avant le rendez-vous peut également aider à définir les attentes. Cela garantira que les patients se présentent plus souvent avec tout ce dont ils pourraient avoir besoin. Cela peut même les mettre plus souvent à l’aise s’ils savent à quoi s’attendre à leur arrivée.
Tirer parti des commentaires
Si vous espérez améliorer l’accueil des patients, vous aurez d’abord besoin d’une compréhension approfondie de l’impact de vos pratiques actuelles sur les patients. Les enquêtes de satisfaction des patients peuvent révéler des vérités importantes sur vos procédures d’admission existantes. Envoyez des sondages après chaque rendez-vous pour obtenir des informations et Rétroaction sur l’impact de vos politiques sur chaque patient. Vous obtiendrez des données précieuses qui peuvent façonner les futures stratégies d’admission des patients.
Une fois que vous avez collecté toutes ces données utiles, examinez attentivement les points sensibles. Les patients peuvent exprimer leur frustration face à la quantité de paperasse qu’on leur demande de remplir, peuvent se sentir agacés par les longs délais d’attente ou applaudir votre équipe pour la qualité de ses services. Vous ne pouvez pas savoir tant que vous n’avez pas demandé, alors donnez la priorité aux enquêtes de satisfaction des patients en tant qu’outil pour améliorer les processus d’admission.
Modification des paquets d’admission
L’une des parties les plus chronophages du processus d’admission est de remplir la paperasse. Personne n’aime cette partie – c’est ennuyeux de remplir page après page des détails personnels, surtout quand ils ont souvent déjà fourni les informations à des occasions précédentes. C’est une bonne idée de revoir vos paquets d’admission de patients existants pour vous assurer qu’il n’y a pas de redondance. S’il y a des sections du paquet que les patients peuvent ignorer, faites-le-leur savoir – ou retirez entièrement cette partie.
Pendant que vous examinez ces paquets, vérifiez s’il y a des formulaires manquants ou obsolètes. Votre trousse d’admission doit recueillir les données démographiques et les coordonnées des patients. Il doit également inclure des déclarations sur la politique financière de votre cabinet, un formulaire de cession des avantages, une déclaration de reconnaissance HIPAA et des formulaires de consentement, si nécessaire. Améliorer le processus d’admission des patients signifie souvent éditer ces paquets après des années d’ajouts excessifs et inutiles.
Accueillir les patients à l’entrée
Offrez-vous aux patients un « bonjour » immédiat lorsqu’ils entrent dans votre bureau ? Si non, vous devriez. Ignorer les patients envoie un message déroutant. Les patients qui ne sont pas accueillis à leur arrivée peuvent commencer à se demander s’ils n’ont pas eu l’heure de leur rendez-vous puisque personne ne semble s’y attendre. Dans d’autres cas, les patients peuvent ne pas se sentir les bienvenus du tout. En fait, beaucoup peuvent se sentir comme un inconvénient pour la journée du personnel de la réception.
Votre message d’accueil initial donne le ton pour l’ensemble du rendez-vous. Pendant que vous formez votre personnel, encouragez-le à saluer chaque personne lorsqu’elle entre. Un bonjour amical fait beaucoup pour accueillir les patients dans votre cabinet.
À partir de là, indiquez à chaque personne qui franchit la porte ce qu’elle doit faire ensuite. Devraient-ils se rendre à la réception ? S’asseoir? Remplir quelque chose ? Les employés de la réception doivent également récupérer les paquets d’admission des patients, offrir aux patients du café ou de l’eau (si disponible), leur montrer où s’asseoir et les informer de combien de temps ils peuvent s’attendre à attendre être vu. Les patients se sentiront immédiatement plus à l’aise et auront le sentiment que votre équipe valorise vraiment leur temps.
Modernisez votre processus d’admission des patients
Si cela fait un certain temps que votre processus d’admission des patients n’a pas été examiné, il est temps de mettre à niveau. La communications propose plusieurs services utiles aux professionnels de la santé. Utilisez nos services de centre d’appels médicaux pour transformer la façon dont vos rendez-vous sont planifiés. Une réceptionniste virtuelle peut apprendre les tenants et aboutissants de vos politiques et procédures, en fournissant des messages clairs aux appelants, quelle que soit l’heure de la journée.
Après avoir établi un partenariat avec nous, vous constaterez un impact immédiat sur le processus d’admission des patients. Le personnel de la réception aura plus de temps à consacrer à l’accueil des patients et à la réponse aux questions. Les patients eux-mêmes seront mieux informés sur ce à quoi s’attendre. De haut en bas, votre équipe et vos patients seront moins stressés par l’ensemble du processus.
